Iniciativa Hlavák, z.s.

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Aktualizováno 19.01.2023

Čl. 1 – Vymezení pojmů

Osobní údaj” = informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen “Subjekt údajů” nebo “Subjekt”). Identifikovatelnou fyzickou osobou je osoba, kterou je možné přímo a/nebo nepřímo identifikovat, a to zejména odkazem na určitý identifikátor (např. jméno, příjmení, datum narození, místo bydliště, e-mailová adresa, telefonní číslo, číslo účtu, rodné číslo, číslo pojištěnce, číslo občanského průkazu či jiného dokladu totožnosti, státní příslušnost apod.)

Citlivý osobní údaj” = údaj o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby a zpracování týkajících se rozsudků v trestních věcech a trestných činů či souvisejících bezpečnostních opatření.

Subjekt údajů” = identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba, které osobní údaje jsou Iniciativou Hlavák jako Správcem osobních údajů nebo pověřenými osobami zpracovávány při své činnosti.

Zpracování osobních údajů” = činnost nebo soubor činností ve smyslu GDPR, při které se nakládá s osobními údaji jednotlivců (fyzických osob), jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Správce osobních údajů” = fyzická či právnická osoba, která ve smyslu GDPR určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů.

Zpracovatel osobních údajů” = fyzická či právnická osoba, která ve smyslu GDPR a která na pokyn Správce či Pověřence Správce zpracovává osobní údaje pro Správce. Zpracovatelem může být i dodavatel služeb, který ke splnění svého závazku vůči Iniciativě Hlavák musí zpracovávat osobní údaje předané od Iniciativy Hlavák.

Čl. 2 – Obecné zásady ochrany osobních údajů

2.1 Princip ochrany osobních údajů

Iniciativa Hlavák, z.s. jakožto Správce osobních údajů ve smyslu GDPR nakládá s osobními údaji obezřetně a s náležitou péčí. Iniciativa Hlavák respektuje soukromí všech jednotlivců včetně zaměstnanců, dobrovolníků, členů, uchazečů o zaměstnání, dodavatelů, partnerů, uprchlíků či migrantů jakožto klientů Iniciativy Hlavák apod. Osobní údaje těchto Subjektů shromažďujeme v souladu s našimi hodnotami, s platnou legislativou a s respektem k právu na soukromí.

Při shromažďování, zpracování nebo ukládání osobních údajů Iniciativa Hlavák:

●      Shromažďuje pouze takové údaje, které jsou přiměřené a nezbytně nutné pro vykonávání daného účelu, za kterým jsou shromažďovány,

●      Jedná transparentně vůči Subjektům, jejichž data jsou shromažďovány, zpracovávány a ukládány,

●      Vždy získá souhlas od daného jednotlivce k shromažďování, zpracování a ukládání jeho*jejích osobních údajů v souladu s platnou legislativou,

●      Udržuje osobní údaje aktuální, opravuje nepřesné informace na vyžádání daného Subjektu a respektuje individuální práva jednotlivce na ochranu jeho osobních údajů ve smyslu GDPR,

●      Ukládá osobní údaje bezpečným způsobem na zabezpečeném úložišti.

Iniciativa Hlavák naopak při shromažďování, zpracování nebo ukládání osobních údajů:

●      Neuchovává osobní údaje déle, než je nezbytně nutné k dosažení účelu, za kterým byly dané osobní údaje shromážděny, nebo než je nutné ke splnění specifických právních požadavků na Iniciativu v kontextu její činnosti,

●      Nevynáší osobní údaje mimo České republiky jakožto země, ve které jsou shromažďovány,

●      Nepoužívá osobní údaje způsobem a pro účely jiné, než by Subjekty údajů přiměřeně očekávali.

2.2 Jaké osobní údaje shromažďujeme

Osobní údaje, které shromažďujeme o konkrétním Subjektu, se liší v závislosti na vztahu Iniciativy Hlavák s daným Subjektem a účelu shromažďování.

Jedná se zejména o:

●      Údaje, které Subjekt poskytne Iniciativě Hlavák přímo. Jedná se například o přihlášky na Členy spolku, údaje poskytované zaměstnanci Iniciativy Hlavák za účelem splnění zákonných povinností jakožto zaměstnavatele, registrací do newsletteru Iniciativy Hlavák apod.

●      Údaje o Subjektu, které jsou sdíleny Iniciativě Hlavák automaticky při využití digitálních technologií. Jedná se například o soubory Cookie při návštěvě webových stránek Iniciativy Hlavák, zasláním dotazu či žádosti, kontaktováním Iniciativy telefonicky, e-mailem nebo jinými prostředky, vyplněním našich formulářů online či offline, registrací na událost pořádanou Iniciativou Hlavák, zveřejněním příspěvku či komentováním na sociálních sítích Iniciativy Hlavák (např. Facebook, Instagram) nebo zapojením se do jiné formy komunikace v digitální sféře.

●     Údaje, které jsou Iniciativě Hlavák poskytnuty od třetích stran. Jedná se například o partnery Iniciativy, dodavatele, přátele či rodinné příslušníky daných Subjektů, kteří Iniciativě poskytnou údaje Subjektu se souhlasem daného Subjektu, a další třetí strany jako například vlastníci médií, veřejně dostupné webové stránky třetích stran apod.

●     Údaje, které vznikly spojením jiných osobních údajů. Jedná se například o informace, které vznikly kombinováním údajů shromážděných offline a online, kombinováním údajů z různých zařízení, spojením údajů získaných automaticky při použití digitálních technologií s údaji, které o daném Subjektu už Iniciativa má, protože byli Iniciativě poskytnuty přímo apod.

Iniciativa Hlavák nebo třetí strany jménem Iniciativy mohou o Subjektech shromažďovat následující informace:

●      Osobní kontaktní údaje, jako je například jméno, příjmení, e-mailová adresa, adresa bydliště, telefonní číslo apod.,

●      Údaje o komunikaci mezi Iniciativou a Subjektem, 

●      Údaje o profilu Subjektu na sociálních sítích,

●      Údaje o účtech Subjektu na webových stránkách nebo aplikacích třetích stran, pokud Iniciativě daný Subjekt tyto údaje sdělí,

●      Veškeré údaje poskytované při registraci za Člena spolku,

●      Informace poskytované zaměstnanci Iniciativy za účelem splnění zákonných povinností, včetně informací o zdravotním stavu jakožto zvláštní kategorie Citlivých osobních údajů za účelem zpracování pracovní neschopnosti nebo nemocenské,

●      Informace o tom, jakým způsobem Subjekty interagují se sděleními Iniciativy, např. formou e-mailu, SMS nebo instantní zprávy, včetně informací o tom, zda jsou dané zprávy doručeny, otevřeny, na jaké odkazy v nich daný Subjekt kliká a zda se z jejich odběru odhlašuje,

●      Aktualizace veškerých těchto údajů, které byly Iniciativě poskytnuty,

●      Osobní údaje vytvořené a zaznamenané při používání webové stránky Iniciativy, včetně:

○      technických informací: IP adresa použita pro připojení zařízení Subjektu k internetové adrese, typ použitého zařízení, typ a verze prohlížeče, typ a verze doplňků prohlížeče, operační systém zařízení apod.

○      informací o konkrétní návštěvě Subjektu a jeho chování na webových stránkách Iniciativy: čas a délka návštěvy, činnost na stránce (scrollování, klikání, přejetí myší, sdílení informací na webu apod.), údaje o poloze apod.

2.3 Právní základ

Právním základem pro shromažďování, zpracovávání a uchovávání osobních údajů Iniciativou Hlavák může být:

●      Dodržování zákonných povinností: použití osobních údajů Iniciativou Hlavák je nezbytné pro splnění zákonných povinností Iniciativy Hlavák.

●     Smluvní nezbytnost: použití osobních údajů Iniciativou Hlavák je nezbytné k plnění povinností vyplývajících ze smlouvy uzavřené mezi Iniciativou Hlavák a Subjektem, nebo k provedení nezbytných kroků vedoucích k uzavření smlouvy mezi Iniciativou a Subjektem.

●      Souhlas: osobní údaje Subjektu může Iniciativa Hlavák zpracovávat na základě souhlasu Subjektu. Každý Subjekt po udělení souhlasu může svůj souhlas odvolat – v případě odvolání souhlasu se však může stát, že bude tato skutečnost mít dopad na schopnost Iniciativy poskytovat konkrétní služby nebo komunikovat s daným Subjektem.

●      Oprávněný zájem: osobní údaje Subjektu může Iniciativa Hlavák zpracovávat v případě, že je to nezbytné pro oprávněné zájmy Iniciativy nebo jiných osob. Oprávněné zájmy Iniciativy se vážou zejména k naplňování cílů spolku dle Stanov a poskytování služeb uprchlíkům a migrantům jakožto klientům Iniciativy Hlavák; k zajištění bezpečného prostředí pro zaměstnance a dobrovolníky Iniciativy Hlavák a také další osoby spolupracující s Iniciativou na základě jiného právního vztahu; k zadávání, sledování a zajištění plnění zakázek u dodavatelů Iniciativy; k zajištění interních administrativních procesů; k technickému zajištění provozu webových stránek Iniciativy a dalších aplikací využívaných Iniciativou pro komunikaci se zaměstnanci, dobrovolníky a příznivci Iniciativy Hlavák.

Čl. 3 – Sdílení osobních údajů třetím stranám

3.1 Zásady sdílení osobních údajů

Při sdílení libovolných osobních údajů dbá Iniciativa Hlavák na to, aby tak bylo činěno pouze s organizacemi, které dodržují právní předpisy při nakládání s osobními údaji podobným způsobem, jako Iniciativa Hlavák.

Iniciativa Hlavák nikdy osobní údaje neprodává a nepronajímá.

Osobní údaje Subjektů mohou být sdíleny nebo zveřejňovány tímto způsobem a s těmito třetími stranami pro popsané účely:

●     Dodavatelům Iniciativy Hlavák, zejména těm, kteří:

○      provádějí základní služby v oblasti provozu technických řešení a informačních technologií využívaných Iniciativou Hlavák, jako jsou například poskytovatelé vývoje webových řešení, poskytovatelé cloudového hostingu, poskytovatelé veřejných služeb, pojišťovny, poskytovatelé účetních služeb, daňového a právního poradenství apod.,

○      jménem Iniciativy Hlavák organizují veřejné či soukromé akce, propagační a benefiční aktivity,

○      poskytují služby v cestovním ruchu jako ubytovací zařízení, realizují poskytování ubytování nebo noclehu a s tím potřebné úkony pro zajištění.

●   Platformám sociálních médií: zejména v případě, kdy webové stránky Iniciativy používají pluginy provozovatelů těchto platforem. Tyto platformy mohou získávat osobní údaje o návštěvě Subjektu na webových stránkách Iniciativy Hlavák díky propojení s účtem Subjektu na těchto platformách. Tyto údaje mohou být využívány dle zásad ochrany osobních údajů těchto platforem.

●     Příjemcům právních informací: zejména v případě, kdy je Iniciativa Hlavák ze zákona povinna osobní údaje zveřejnit nebo poskytnout (například vládním orgánům, orgánům činným v trestním řízení, orgánům státní správy apod.)

S výjimkou těchto výše uvedených případů nebude Iniciativa Hlavák nikdy sdílet, prodávat ani pronajímat žádné osobní údaje žádné třetí straně, aniž by získala výslovný souhlas daného Subjektu.

Čl. 4 – Jak chráníme osobní údaje a po jakou dobu je uchováváme

4.1 Ochrana a zabezpečení osobních údajů

Iniciativa Hlavák bude vynakladat maximální úsilí pro ochranu osobních údajů před zneužitím, neoprávněným přístupem či zveřejněním. Pro ochranu osobních údajů zavede Iniciativa bezpečnostní opatření a bude vyžadovat, aby totéž dělali i třetí strany, které pro Iniciativu s osobními údaji nakládají jakožto Zpracovatelé osobních údajů. Mezi tyto opatření patří pravidelné kontroly přístupu, používání firewallu a antivirových softwarů, zabezpečení serverů a šifrování osobních údajů.

Subjekty mohou své osobní údaje poskytnout Iniciativě Hlavák prostřednictvím internetu. Přestože Iniciativa vynaloží veškeré úsilí na ochranu těchto údajů, nemůže zajistit bezpečnost přenosu informací přes internet. Jednotlivci poskytující své osobní údaje Iniciativě berou na vědomí a souhlasí s tím, že každý takový přenos informací je na jejich vlastní riziko.

4.2 Doba uchování osobních údajů

Iniciativa Hlavák neuchovává osobní údaje déle, než je nezbytně nutné pro účely, pro které byly osobní údaje shromážděny a zpracovávány. Tato doba záleží na účelu, na době trvání smluvního vztahu mezi Iniciativou Hlavák a Subjektem, a/nebo na době nutné pro dodržení platných zákonů a předpisů, jakož i pro výkon nebo obhajobu zákonných práv Iniciativy.

Čl. 5 – Práva Subjektů

5.1 Práva Subjektů údajů dle GDPR

Jednotlivá práva Subjektů upravuje platná legislativa. Každý Subjekt si svoje práva na ochranu svých osobních údajů může kdykoliv uplatnit. Práva vyplývající ze vztahu konkrétního Subjektu a Iniciativy Hlavák si každý Subjekt může uplatnit prostřednictvím e-mailu se žádostí zaslaného na adresu gdpr@iniciativahlavak.cz.

Všechny žádosti o uplatnění práva na ochranu osobních údajů budou posouzeny a odpověď bude poskytnuta vzhledem na povahu žádosti do 15 pracovních dnů, pokud zákon nestanoví jinou lhůtu. 

Iniciativa Hlavák nemusí za určitých okolností žádosti vyhovět, a to zejména pokud Iniciativa potřebuje informace nadále uchovávat pro účely plnění zákonných povinností apod. Tuto skutečnost Iniciativa sdělí danému subjektu při odpovědi na žádost.

●      Právo na informace: každý Subjekt má právo na jasné, transparentní a srozumitelné informace o tom, jak Iniciativa Hlavák jeho osobní údaje používá. Interním dokumentem pro naplnění tohoto práva je tento Vnitřní předpis.

●     Právo na přístup k osobním údajům a právo na jejich opravu: každý Subjekt má právo na přístup k osobním údajům, které o něm Iniciativa uchovává, a může požádat o jejich opravu, aktualizaci nebo doplnění.

●     Právo na výmaz osobních údajů: každý Subjekt má právo po Iniciativě Hlavák požadovat smazání jeho osobních údajů, a to v případě, že:

○      Osobní údaje Subjektu již nejsou zapotřebí pro daný účel nebo účely, pro něž byly shromážděny; nebo

○      Subjekt zruší svůj předchozí souhlas se zpracováním svých osobních údajů, který Iniciativě poskytl, a neexistuje žádný jiný důvod ke zpracování těchto osobních údajů; nebo

○      Pokud Subjekt vznese námitku proti zpracování jeho osobních údajů pro nějaký konkrétní účel; nebo

○      Pokud osobní údaje Subjektu nejsou zpracovávány způsobem, který odpovídá platné legislativě; nebo

○      Pokud musí být osobní údaje Subjektu vymazány za účelem dodržení právních předpisů.

Pokud si Subjekt přeje, aby jeho osobní údaje byly smazány, může o toto požádat prostřednictvím e-mailu na adrese gdpr@iniciativahlavak.cz. Iniciativa Hlavák podnikne přiměřené kroky k vyhovění žádosti v souladu s požadavky právních předpisů.

Jestliže nějaké osobní údaje shromážděné Iniciativou Hlavák již nejsou potřebné k žádnému účelu a Iniciativa není ze zákona povinna je uchovávat, budou tyto údaje smazány, zničeny nebo trvale anonymizovány.

●      Právo vznést námitku: Subjekt má právo za určitých okolností vznést námitku proti určitým typům zpracování na základě důvodů týkajících se jeho konkrétní situace, pokud je takové zpracování založeno na oprávněném zájmu Iniciativy Hlavák nebo třetí strany. Pokud se Subjekt rozhodne toto právo uplatnit, přestane Iniciativa jeho osobní údaje pro tento účel používat, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro další zpracování těchto osobních údajů, které by převážily nad osobními zájmy, právy a svobodami Subjektu. Subjekt má právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů pro účely přímého marketingu.

●      Právo odvolat souhlas: Pokud právní základ pro zpracování osobních údajů Subjektu tvoří souhlas, má Subjekt právo jej kdykoliv odvolat, aniž by to mělo vliv na zpracování jeho osobních údajů před odvoláním souhlasu.

●     Právo na omezení zpracování: Subjekt má právo omezit zpracování svých údajů, a to pokud:

○      se domnívá, že údaje, které o něm Iniciativa má, nejsou přesné; nebo

○      se domnívá, že jeho osobní údaje nejsou zpracovány v souladu se zákonem, ale místo výmazu preferuje omezení zpracování; nebo

○      osobní údaje Subjektu již Iniciativa nepotřebuje pro účely, pro které byly shromážděny, ale Subjekt je potřebuje k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků; nebo

○      Subjekt vznesl námitku proti zpracování jeho osobních údajů a čeká na ověření, zda jeho zájmy související s touto námitkou převažují oprávněné důvody pro zpracování osobních údajů Iniciativou.

●     Právo na přenositelnost údajů: Osobní údaje Subjektu jsou přenositelné – lze je proto přenášet, kopírovat nebo elektronicky přenášet. Toto právo se vztahuje pouze na osobní údaje poskytnuté Subjektem Iniciativě v případě, že i) je toto zpracování založeno na souhlasu Subjektu a zároveň ii) probíhá automatizovaně.

●      Právo podat stížnost u dozorového orgánu: Pokud se Subjekt domnívá, že Iniciativa Hlavák nepostupuje v otázce ochrany osobních údajů v souladu s platnou legislativou, může podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 727, 170 00 Praha 7-Holešovice, www.uoou.cz.

Čl. 6 – Kontakt a vyřizování podnětů ve struktuře Iniciativy Hlavák

6.1 Uplatnění práv na ochranu osobních údajů u Iniciativy Hlavák

Kdokoliv, kdo má dotazy, připomínky nebo stížnosti týkající se zpracování osobních údajů Iniciativou Hlavák, může Iniciativu kontaktovat prostřednictvím e-mailu na adrese gdpr@iniciativahlavak.cz.