Podmínky užívání webu iniciativahlavak.sinch.cz a rozhraní Iniciativa Hlavák OnSinch

 

Aktualizováno 25.04.2023

 

Web iniciativahlavak.sinch.cz a rozhraní Iniciativa Hlavák OnSinch zahrnuje síť webových stránek (souhrnně jako „webové stránky“, „stránky“, „stránka“ nebo „rozhraní“). Podmínky užívaní v tomto dokumentu se týkají celého rozhraní včetně podstránek. 

 

1. Ochrana osobních údajů

 

Správcem osobních údajů shromážděných při používaní webu iniciativahlavak.sinch.cz a rozhraní Iniciativa Hlavák OnSinch je Iniciativa Hlavák, z.s., IČO 17930405 se sídlem Mezibranská 1523/15, Nové Město, 110 00 Praha 1, zapsaná ve Spolkovém rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl L, vložka 77113.

 

Používání webových stránek podléhá Zásadám ochrany osobních údajů Iniciativy Hlavák, z.s. (www.iniciativahlavak.cz/gdpr). V případě, že stránky obsahují další samostatná ustanovení o ochraně osobních údajů, pak podléhá použití těchto stránek těmto dodatečným ustanovením. 

 

Iniciativa Hlavák, z.s. jakožto Správce osobních údajů ve smyslu GDPR nakládá s osobními údaji obezřetně a s náležitou péčí. Iniciativa Hlavák respektuje soukromí všech jednotlivců včetně zaměstnanců, dobrovolníků, členů, uchazečů o zaměstnání, dodavatelů, partnerů, uprchlíků či migrantů jakožto klientů Iniciativy Hlavák apod. Osobní údaje těchto Subjektů shromažďujeme v souladu s našimi hodnotami, s platnou legislativou a s respektem k právu na soukromí.

 

Při shromažďování, zpracování nebo ukládání osobních údajů Iniciativa Hlavák:

●      Shromažďuje pouze takové údaje, které jsou přiměřené a nezbytně nutné pro vykonávání daného účelu, za kterým jsou shromažďovány,

●      Jedná transparentně vůči Subjektům, jejichž data jsou shromažďovány, zpracovávány a ukládány,

●      Vždy získá souhlas od daného jednotlivce k shromažďování, zpracování a ukládání jeho*jejích osobních údajů v souladu s platnou legislativou,

●      Udržuje osobní údaje aktuální, opravuje nepřesné informace na vyžádání daného Subjektu a respektuje individuální práva jednotlivce na ochranu jeho osobních údajů ve smyslu GDPR,

●      Ukládá osobní údaje bezpečným způsobem na zabezpečeném úložišti.

 

Iniciativa Hlavák naopak při shromažďování, zpracování nebo ukládání osobních údajů:

●      Neuchovává osobní údaje déle, než je nezbytně nutné k dosažení účelu, za kterým byly dané osobní údaje shromážděny, nebo než je nutné ke splnění specifických právních požadavků na Iniciativu v kontextu její činnosti,

●      Nevynáší osobní údaje mimo České republiky jakožto země, ve které jsou shromažďovány,

●      Nepoužívá osobní údaje způsobem a pro účely jiné, než by Subjekty údajů přiměřeně očekávali.

 

2. Úprava podmínek

 

Tyto podmínky podléhají pravidelné revizi a aktualizaci. Datum poslední aktualizace je uvedeno v horní části dokumentu. Je vaší povinností jakožto uživatele rozhraní tento dokument pravidelně kontrolovat a seznamovat se s případnými změnami. Vaše používání webových stránek znamená, že jste si vědomi jakýchkoli změn těchto podmínek a souhlasíte s nimi.

 

3. Rozsah námi prováděného zpracování osobních údajů na webu iniciativahlavak.sinch.cz a v rozhraní Iniciativa Hlavák OnSinch

 

Rozsah tvých osobních dat, která budeme zpracovávat, záleží na tom, které naše služby se rozhodneš využívat a jaká zvolíš jejich nastavení. Ke zpracování tvých dat dochází v následujících situacích:

• Procházíš web iniciativahlavak.sinch.cz
  • Účel zpracování: Přizpůsobení uživatelského rozhraní tvým potřebám a obstarávání návštěvnických dat pro zkvalitňování našich služeb
  • Právní základ pro zpracování: Naše oprávněné zájmy na budování kvalitní online identity a tvůj souhlas se sběrem cookies (v preferencích svého prohlížeče můžeš nastavení cookies kdykoli změnit – více info najdeš v sekci „Nastavení cookies“)
  • Zpracovávané údaje: Cookies, data o používání webu (např. data o zařízení)
  • Doba zpracovávaní: Zpracování tzv. Session cookies trvá pouze po dobu používání prohlížeče (tj. do jeho zavření). Zpracování tzv. Persistent cookies (dlouhodobých) trvá do doby jejich expirace uvedené v jejich kódu, kdy tato doba nepřesahuje 12 měsíců.
• Kontaktuješ nás skrz formulář nebo e-mail
  • Účel zpracování: Komunikace s veřejností a vyřizování tvých dotazů či požadavků
  • Právní základ pro zpracování: Tvůj souhlas udělený odesláním zprávy, naše oprávněné zájmy na zhodnocování a zlepšování komunikace s veřejností
  • Zpracovávané údaje: E-mail, případné další osobní údaje dobrovolně uvedené ve zprávě
  • Doba zpracovávaní: Standardně po dobu naší aktivní komunikace, archivace komunikace související s uplatňováním nároků a žádostí v maximálním trvání 3 roky od uzavření komunikace.
• Zaregistruješ se do našeho rozhraní Iniciativa Hlavák OnSinch
  • Účel zpracování: Zřízení a vedení uživatelského účtu, umožnění plnění pracovních úkolů (přidělování dobrovolnických aktivit) a jejich organizace. Rozhraní Iniciativa Hlavák OnSinch nám umožňuje nabízet ti konkrétní pracovní a dobrovolnické příležitosti a tobě umožňuje přihlašovat se na konkrétní aktivity, sledovat historii svých odpracovaných akcí.
  • Právní základ pro zpracování: Plnění smlouvy uzavřené mezi námi a tebou, tvůj souhlas udělený při registraci
  • Zpracovávané údaje: jméno, příjmení, datum narození, email, telefonní číslo, pohlaví, datum a v případě zadání platného promokódu i promokód.
  • Doba zpracovávaní: Do zrušení uživatelského účtu, některé údaje související s plněním práce jsme však jako zaměstnavatel povinni zpracovávat i po zrušení uživatelského účtu, a to po dobu stanovenou zákonem (např. 30 let co se týče dokumentace k důchodovému pojištění apod.)
• Používáš rozhraní Iniciativa Hlavák OnSinch a vyplňuješ do něj informace o sobě
  • Účel zpracování: Vedení uživatelského účtu, evidence údajů pracovněprávní povahy, přizpůsobování pracovních podmínek tvým potřebám
  • Právní základ pro zpracování: Plnění smlouvy, plnění právní povinnosti Iniciativy Hlavák jako zaměstnavatele, tvůj souhlas udělený při registraci
  • Zpracovávané údaje: jméno, příjmení, datum narození, email, telefonní číslo, pohlaví, datum registrace, promokód, profilová fotografie, státní občanství, trvalé bydliště, číslo bankovního účtu, aktuální adresu bydliště, rodné číslo, místo narození, zdravotní pojišťovna, číslo občanského průkazu, datum posledního přihlášení do aplikace, schválení novinek, dostupnost či nedostupnost zadaná v osobním kalendáři, seznam pozvaných dobrovolníků
  • Při používání Iniciativa Hlavák OnSinch se můžeš rozhodnout, které údaje nám poskytneš. Pokud jsou některé povinné (například pro potřeby uzavření dohody o provedení práce), budeš o tom v aplikaci informován. Ve zbytku se můžeš rozhodnout, jestli nám údaje sdělíš nebo ne – jejich uvedení nám může pomoci zkvalitnit vzájemnou spolupráci a poskytnout ti větší výhody (např. záložka „Atributy“ ve tvém profilu).
  • Doba zpracovávaní: Údaje související s vedením účtu zpracováváme do doby jeho odhlášení. Některé informace zpracováváme déle, pokud nám tak uloží zákon (pracovněprávní dokumentace), případně pokud je to nutné pro ochranu našich nároků a zájmů.
• Účastníš se našich akcí
  • Účel zpracování: Zajištění organizace a průběhu akce, vyřizování komunikace související s akcí, dokumentace akce za účelem propagace Iniciativy Hlavák.
  • Právní základ pro zpracování: Plnění smlouvy (na základě které se akce účastníš) a případný souhlas s pořizováním fotografií a jejich použitím.
  • Zpracovávané údaje: veškeré údaje již uvedené v předchozích bodech a dále datum první účasti, datum přihlášení na směnu, datum poslední účasti na směně, počet odpracovaných hodin, honorář, zpětné vazby od ostatních dobrovolníků a případně i klientů, počet účastí v určité profesi, na určité lokaci či na určité agendě Iniciativy Hlavák.
  • Doba zpracovávaní: Údaje související s účastní na akci, které nejsou potřebné pro zajištění jakýchkoli nároků uchováváme do doby vyřízení komunikace související s akcí, jinak po dobu 3 let od ukončení akce. Kde je právním důvodem zpracování souhlas, uchováváme data do okamžiku odvolání souhlasu.
• Odebíráš e-mailové novinky
  • Účel zpracování: zasílání e-mailových novinek s čerstvými informacemi o činnosti Iniciativy Hlavák na tvůj e-mail.
  • Právní základ pro zpracování: Tvůj souhlas.
  • Zpracovávané údaje: e-mail.
  • Doba zpracovávaní: Do odvolání souhlasu.
  • Více informací o tom, jak novinky zasíláme a jak je můžeš odhlásit, najdeš v sekci „Zásady mailingu“

 

4. Dobrovolnost poskytnutí údajů

 

• Poskytnutí tvých osobních údajů je v případě našich služeb dobrovolné. To znamená, že je čistě na tvém uvážení, jestli nám své údaje svěříš nebo ne.
• Poskytnutí osobních údajů je v některých případech nezbytné pro poskytnutí konkrétní služby nebo navázání spolupráce. Například s tebou nemůžeme uzavřít DPP, pokud nám nesdělíš údaje, které musíme jako zaměstnavatel zpracovávat. Stejně tak ti nemůžeme zřídit a vést uživatelský účet, pokud při registraci nezadáš nutné údaje. Dobrovolnost tady tkví v tom, že se stále můžeš rozhodnout, zda tyto služby využít, resp. zda s námi navázat spolupráci.

 

5. Právní základ pro shromažďování a zpracování osobních údajů

 

Právním základem pro shromažďování, zpracovávání a uchovávání osobních údajů Iniciativou Hlavák může být:

• Smluvní nezbytnost: použití osobních údajů Iniciativou Hlavák je nezbytné k plnění povinností vyplývajících ze smlouvy uzavřené mezi Iniciativou Hlavák a tebou, nebo k provedení nezbytných kroků vedoucích k uzavření smlouvy mezi Iniciativou a tebou. Jedná se například o případy zpracování tvých osobních údajů v souvislosti s vedením uživatelského účtu v rozhraní Iniciativa Hlavák OnSinch, přidělováním aktivity na základě DPP nebo jiné smlouvy, zajišťováním účasti na akcích či jinými činnostmi, jejichž podkladem je smlouva uzavřená tebou.
• Dodržování zákonných povinností: použití osobních údajů Iniciativou Hlavák je nezbytné pro splnění zákonných povinností Iniciativy Hlavák. Jedná se o případy, kdy povinnost zpracovávat určité osobní údaje stanoví Iniciativě Hlavák přímo zákon či jiný závazný právní předpis – například zákon o zaměstnanosti, zákoník práce, zákon o důchodovém pojištění, zákon o účetnictví apod. Uplatní se zejména při plnění povinností Iniciativy Hlavák jako zaměstnavatele a účetní jednotky.
• Oprávněný zájem: osobní údaje může Iniciativa Hlavák zpracovávat v případě, že je to nezbytné pro oprávněné zájmy Iniciativy nebo jiných osob. Oprávněné zájmy Iniciativy se vážou zejména k naplňování cílů spolku dle Stanov a poskytování služeb uprchlíkům a migrantům jakožto klientům Iniciativy Hlavák; k zajištění bezpečného prostředí pro zaměstnance a dobrovolníky Iniciativy Hlavák a také další osoby spolupracující s Iniciativou na základě jiného právního vztahu; k zajištění interních administrativních procesů; k technickému zajištění provozu webových stránek Iniciativy a dalších aplikací využívaných Iniciativou pro komunikaci se zaměstnanci, dobrovolníky a příznivci Iniciativy Hlavák. Jedná se také například o shromažďování dat o návštěvnosti a používání našich online služeb pro účely jejich zkvalitnění, užívání dat pro účely budování dobrého jména Iniciativy Hlavák (například informování o proběhlých akcích, zpracování materiálů apod.) nebo uchovávat údaje pro účely vymáhání případných nároků včetně těch uplatněných jiným subjektem než námi.

 

6. Zpracovatel osobních údajů

 

Při naší činnosti využíváme služeb třetích stran (našich partnerů), které nám pomáhají řádně fungovat a umožňují nám zajišťovat kvalitní služby. Jedná se zejména o partnery poskytující technické zázemí našim službám, případně specializované služby, které potřebujeme zajišťovat externě. Tito zpracovatelé (respektive jejich kategorie) mohou mít při splnění zákonných či smluvních podmínek přístup k tvým údajům, a to tehdy, je-li jejich poskytnutí nezbytné pro plnění závazků, které jsme si smluvili. Ke zpracování údajů těmito subjekty dochází pouze v minimálním nutném rozsahu ve vztahu k účelu, pro který jsou údaje poskytnuty.

 

Při sdílení libovolných osobních údajů dbá Iniciativa Hlavák na to, aby tak bylo činěno pouze s organizacemi, které dodržují právní předpisy při nakládání s osobními údaji podobným způsobem, jako Iniciativa Hlavák.

 

Zpracovatelem osobních údajů shromažďovaných prostřednictvím rozhraní Iniciativa Hlavák OnSinch je společnost Sinch, z.s., IČO 24274330, se sídlem na adrese Zdiměřická 1427/9, 149 00 Praha 4 jakožto provozovatel aplikace Sinch, rozhraní Iniciativa Hlavák OnSinch a webu iniciativahlavak.sinch.cz.

 

7. Tvoje práva a jejich uplatňování

 

Tvoje práva upravuje platná legislativa. Svoje práva na ochranu svých osobních údajů můžeš kdykoliv uplatnit. Práva vyplývající ze vztahu mezi tebou a Iniciativou Hlavák si můžeš uplatnit prostřednictvím e-mailu se žádostí zaslaného na adresu gdpr@iniciativahlavak.cz.

 

Ve vztahu ke svým osobním údajům můžeš uplatnit následující práva:

 

• Právo na informace: máš právo na jasné, transparentní a srozumitelné informace o tom, jak Iniciativa Hlavák tvoje osobní údaje používá. Dokumentem pro naplnění tohoto práva jsou Zásady ochrany osobních údajů Iniciativy Hlavák, z.s. (www.iniciativahlavak.cz/gdpr).
• Právo na přístup k osobním údajům a právo na jejich opravu: máš právo na přístup k osobním údajům, které o tobě Iniciativa uchovává, a můžeš požádat o jejich opravu, aktualizaci nebo doplnění. Některé údaje můžeš měnit přímo v rozhraní Iniciativa Hlavák OnSinch.
• Právo na výmaz osobních údajů: máš právo po Iniciativě Hlavák požadovat smazání tvých osobních údajů, a to v případě, že:
  • Tvoje osobní údaje již nejsou zapotřebí pro daný účel nebo účely, pro něž byly shromážděny; nebo
  • Chceš zrušit svůj předchozí souhlas se zpracováním svých osobních údajů, který jsi Iniciativě poskytl*a, a neexistuje žádný jiný důvod ke zpracování těchto osobních údajů; nebo
  • Pokud vzneseš námitku proti zpracování tvých osobních údajů pro nějaký konkrétní účel; nebo
  • Pokud tvoje osobní údaje nejsou zpracovávány způsobem, který odpovídá platné legislativě; nebo
  • Pokud musí být tvoje osobní údaje vymazány za účelem dodržení právních předpisů.

Pokud si přeješ, aby tvoje osobní údaje byly smazány, můžeš o toto požádat prostřednictvím e-mailu na adrese gdpr@iniciativahlavak.cz. Iniciativa Hlavák podnikne přiměřené kroky k vyhovění žádosti v souladu s požadavky právních předpisů.

Jestliže nějaké osobní údaje shromážděné Iniciativou Hlavák již nejsou potřebné k žádnému účelu a Iniciativa není ze zákona povinna je uchovávat, budou tyto údaje smazány, zničeny nebo trvale anonymizovány.

• Právo na omezení zpracování: máš právo omezit zpracování tvých údajů, například požadovat, abychom údaje dočasně zpracovávali pouze uložením, a to pokud:
  • se domníváš, že údaje, které o tobě Iniciativa má, nejsou přesné; nebo
  • se domníváš, že tvoje osobní údaje nejsou zpracovány v souladu se zákonem, ale místo výmazu preferuješ omezení zpracování; nebo
  • tvoje osobní údaje již Iniciativa nepotřebuje pro účely, pro které byly shromážděny, ale ty je potřebuješ k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků; nebo
  • jsi vznesl*a námitku proti zpracování tvých osobních údajů a čekáš na ověření, zda tvé zájmy související s touto námitkou převažují oprávněné důvody pro zpracování osobních údajů Iniciativou.
• Právo na přenositelnost údajů: předání jinému správci, je-li to možné.
• Právo vznést námitku: máš právo za určitých okolností vznést námitku proti určitým typům zpracování na základě důvodů týkajících se tvojí konkrétní situace, pokud je takové zpracování založeno na oprávněném zájmu Iniciativy Hlavák nebo třetí strany. Pokud se rozhodneš toto právo uplatnit, přestane Iniciativa tvoje osobní údaje pro tento účel používat, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro další zpracování těchto osobních údajů, které by převážily nad tvými osobními zájmy, právy a svobodami. Máš právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů pro účely přímého marketingu.
• Právo odvolat souhlas: Pokud právní základ pro zpracování tvých osobních údajů tvoří souhlas, máš právo jej kdykoliv odvolat, aniž by to mělo vliv na zpracování tvých osobních údajů před odvoláním souhlasu. Souhlas můžeš odvolat buďto odškrtnutím příslušných políček v aplikaci nebo e-mailem zaslaným na gdpr@iniciativahlavak.cz. 

 

Všechny žádosti o uplatnění práva na ochranu osobních údajů budou posouzeny a odpověď ti bude poskytnuta vzhledem na povahu žádosti do 15 pracovních dnů, pokud zákon nestanoví jinou lhůtu. 

 

Iniciativa Hlavák nemusí za určitých okolností žádosti vyhovět, a to zejména pokud Iniciativa potřebuje informace nadále uchovávat pro účely plnění zákonných povinností apod. Tuto skutečnost ti Iniciativa sdělí při odpovědi na žádost.

 

Je důležité, abychom věděli, kdo práva uplatňuje a co bychom měli udělat – proto můžeme požadovat ověření identifikačních údajů, aby bylo možné žádostem vyhovět. Nechceme, aby se údaje dostaly do nepovolených rukou.

 

Věříme, že dokážeme jakékoli tvoje dotazy či žádosti k tvé spokojenost rychle vyřešit. I tak máš právo podat případnou stížnost proti našemu zpracování k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Kontakty a info najdeš na www.uoou.cz.

 

8. Nastavení cookies

 

Cookies jsou malé datové soubory ukládané naším webem na tvůj disk, které obsahují data související s prohlížením našeho webu. Umožňují rychlejší zobrazování webového obsahu, načítání obsahu přizpůsobeného tvým preferencím apod. Cookies zpracováváme na základě tvého souhlasu, který uděluješ prostřednictvím nastavení svého prohlížeče. Pokud nebudeš chtít, aby náš web cookies ukládal a využíval, můžeš to zakázat několika kliknutími.

 

Jak změnit nastavení cookies ve svém prohlížeči naleznete na následujících odkazech:

• Google Chrome: https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=cz 
• IE: http://windows.microsoft.com/cs-cz/internet-explorer/delete-manage-cookies#ie=ie-11 
• Microsoft Edge: http://windows.microsoft.com/cs-cz/windows-10/edge-privacy-faq 
• Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/cs/kb/vymazani-cookies 
• Opera: http://help.opera.com/Windows/9.64/cs/cookies.html 
• Seznam.cz: https://napoveda.seznam.cz/cz/email/seznam.cz-prohlizec/smazani-docasnych-souboru-cookies-seznam/ 
• Safari: https://support.apple.com/cs-cz/HT201265 

 

9. Zásady mailingu

 

Pokud se zaregistruješ do našeho rozhraní Iniciativa Hlavák OnSinch nebo využiješ rozhraní k registraci na směnu, dobrovolnickou aktivitu či jinou akci, můžeme tě v budoucnu příležitostně oslovit prostřednictvím mailu s nabídkou obdobných služeb/akcí. Takový postup nám umožňuje § 7 odst. 3 zákona o některých službách informační společnosti. Pokud si takové maily nebudeš už přát do budoucna dostávat, stačí provést odhlášení odběru kliknutím na odkaz v doručené zprávě.

 

Co se týče newsletteru, lze ho přihlašovat a odhlašovat v nastavení tvého profilu. Přihlášením odběru newsletteru vyjadřuješ svůj souhlas se zasíláním novinek na svůj e-mail. Odběr můžeš kromě nastavení profilu odhlásit též kliknutím na link v doručené zprávě. Po odhlášení odběru ukončíme zpracování tvých osobních údajů za účelem zasílání novinek.

 

Jakékoli dotazy týkající se mailingu s tebou vyřešíme na info@iniciativahlavak.cz.

 

10. Platnost těchto zásad

 

Je možné, že v budoucnu budeme v souvislosti s rozšiřováním a vylepšováním našich služeb muset provést úpravy a dílčí změny těchto zásad. O všem podstatném tě budeme vhodným způsobem informovat, doporučujeme přesto sledovat případné změny těchto zásad.

 

Tyto zásady nabyly platnosti a účinnosti dne 25.04.2023.